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オーダーエントリーシステム（Order Entry System ／OES）とは簡単にいうと、従来は手書きの伝票で行われていた注文や連絡などをデジタル化して使用できるシステムです。
ファミリーレストランや居酒屋などで、店員さんがハンディターミナルなどの端末に入力する様子をよく見るのではないでしょうか。ああして入力した注文内容が無線でキッチンに共有されるため、キッチンに戻ることなく注文を通すことができます。
さらにこうした注文情報をデジタルデータとしてさまざまなシステムと共有できます。例えば飲食店ならば、お客様の注文を端末（ハンディターミナルなど）に入力して、即座に厨房のオーダープリンターで打ち出して注文を完了させると同時に、その情報を会計処理、売上情報確認、経理処理や在庫確認などのシステムと連携させて、コンピュータでリアルタイムに処理できます。
近年は、ハンディターミナルの代わりにスマートフォンやタブレット端末を利用するクラウドシステムに対応したオーダーエントリーシステムも登場しています。
今回は、オーダーエントリーシステムでどのようなことができるようになるのか、また、飲食店で導入するメリットをご紹介します。
オーダーエントリーシステムでできること
オーダーエントリーシステムは、主に飲食店で活躍しています。
各ベンダーからさまざまなシステムが出ていますが、システムによって対応範囲が異なります。基本となる機能は「オーダーをキッチンに共有する」というもので、端末で入力したオーダーをキッチンにあるプリンタに送信して印刷を行います。
さらに、受注したオーダーを他のシステムと共有することも可能です。レジシステム（POSレジ）と情報共有することで、会計をスムーズに行えます。他にも経理や在庫管理にもデータを送ることで、情報共有ができるようになります。
また店員の呼び出しなどもオーダーエントリーシステムの一部と考えるケースもあります。
基本的にはオーダーを通すためのシステムですが、その機能を中心とした「呼び出し～注文～受注～調理～配膳～会計までを一括管理するシステム」であると考えるとよいでしょう。
このシステムを導入すれば、それぞれの作業時間が大幅に短縮するだけでなく、ヒューマンエラーを激減させられます。また、お客様にも素早く正確な料理を提供できます。
ハンディターミナル・スマートデバイスとの連携
注文を受ける際は、手元で入力するための端末を利用することになります。
片手で注文や指示の入力ができる「ハンディターミナル」と呼ばれる端末と連携するのが一般的です。
従来は専用の端末を使うことが一般的でしたが、近年はスマートフォンやタブレット端末などのスマートデバイスを利用するケースも増えています。
また、お客様が客席から直接操作して注文を行う「セルフオーダーシステム」も増加傾向にあります。
いずれも導入時には、大きさ、重さ、操作性などをしっかり確認しましょう。
端末からオーダーを入力すると、連携している厨房内のプリンターからオーダーシートが出てきたり、厨房内のモニターにオーダーが表示されたりします。
手書き伝票の問題・課題
飲食店では、従来はすべて手書きの伝票でホールとキッチンのスタッフ間の意思疎通を図っていました。アナログが当たり前だった時代には、下記のような問題点・課題は当然のことでした。
- 書き間違いや読み間違いの発生
- 伝票をホールからキッチンに直接届けなければならないため作業が非効率になる
- 会計時に伝票を見ながらレジ打ちするため時間がかかり、打ち間違いが発生
経営者にとって悩ましいこのようなミスや手間が激減させるのがハンディターミナルを利用したオーダーエントリーシステムです。さらに詳細を見てみましょう。
飲食店でオーダーエントリーシステムを導入するメリット
ハンディターミナルを使ったオーダーエントリーシステムがもっとも活躍するのは飲食業界といってもいいでしょう。多くの個別オーダーを受け、それを正確に厨房に伝え、短時間で注文品をテーブルに届ける。こんな煩雑な作業もオーダーエントリーシステムならノーミスでやってくれます。具体的なメリットをリストアップしてみましょう。
1.回転率の向上
注文を取るたびに厨房へ行き、オーダーを通すという手間が省けるため、提供時間が短縮され、クレームがつきにくくなります。その結果、滞在時間の短縮につながりピーク時を中心として回転率を上げることが可能になります。しかも、テーブル利用状況や、来店人数、客層把握などもハンディターミナルから情報が共有化できるようになります（機種による）。
2.迅速な商品提供
前述のとおり手書き伝票と比べ、ハンディターミナルに入力するだけなので注文時間を劇的に短縮できます。また、商品名も統一で記載されるのでオーダー内容に個人差が出ません。
3.オーダーミス防止
手書き伝票で頻発する記載ミスがなくなり、オーダーミスが大幅に減少します。ちなみに、入力後に確認のためにオーダーリストを読み上げるようにすれば注文ミスはほぼゼロに近くなります。同時に、厨房でも注文の順番、品名、注文数などが明確になり、調理ミスと誤配が大幅に減少します。また、日本語を書くのは苦手だけど、読むのは大丈夫な外国人スタッフでも操作方法だけ覚えれば利用できるため、短い研修期間で現場に立てるようになるのもメリットのひとつです。
4.人件費削減
注文から在庫管理まで煩雑な作業が一元化できるため、特に発注や経理を担当するスタッフの労働時間削減が実現できます
5.レジ会計の迅速化・不正防止
バーコードを読み取れるPOSレジと連動させることによって、オーダーエントリーシステムと連携した機器から印刷した伝票で会計ができます。また、機器によっては直接データを送信し会計を行ったり、テーブル番号毎に、レジで会計情報を呼び出すこと等が出来ます。その為、注文内容を打ち直したり計算したりする必要がなくなり、お客様を待たせない迅速な精算が可能です。もちろん会計の打ち間違えもなくなり、お客様の信頼にも繋がります。
更に、オーダーエントリーシステムのデータをそのまま使用し、POSレジで操作ログを記録することで会計時の不正を防ぐこともできます
スマートデバイスを使ったオーダーエントリーシステムのメリット・デメリット
近年増加している、スマートデバイス（スマートフォンやタブレット端末など）を使ったオーダーエントリーシステムが気になっている方も多いのではないでしょうか？
以下に、メリットとデメリットをいくつか挙げてみます。
持ち運びやすくスマートな印象になる
スマートフォンは薄くコンパクトで、一般的なハンディターミナルと比べると小さく持ち運びやすいというメリットがあります。ポケットにも簡単に入るので、スタッフの行動が機敏になります。
またいかにも業務用といったルックスのものが多い専用のハンディターミナルに比べてスマートで先進的、おしゃれな印象を与えることができます。
カジュアルな印象になりすぎることも
一般の方が使っている端末と同じものなので、身近な印象すぎて高級店などだとお店の雰囲気にそぐわないと感じることもあるかもしれません。
また、知らない方が見ると「店員がスマホで遊んでいる」と勘違いしてしまう可能性もあり得ます。
ただいずれも慣れの問題ではあるので、時間が経てば解消されるでしょう。
コストが安く買い足しが容易
一般的に利用されているスマートデバイスを使うため、入手が簡単でコストを抑えて導入が可能です。扱っている業者も多く、例えば充電器などの周辺機器も簡単に手に入ります。
耐久性に不安もある
飲食店の現場で利用されることを想定して使われているハンディターミナルに比べて、ハードの耐久性や信頼性では劣っていると考えられます。とはいえ、簡単に壊れるわけではないので、コストとのバランスで考えるとよいでしょう。
システムを乗り換えてもそのまま使える可能性がある
ハンディターミナルはシステム専用のものが多く、システムを乗り換えたとしたら機器も買い替える必要があります。
スマートデバイスを使うシステムであればアプリをインストールするだけなので、システムを乗り換えたとしても、同じ端末でそのまま使える可能性も高くなります。
Wi-Fiなどのインターネット環境がほぼ必須
インターネットを介してデータをやりとりするため、Wi-Fiなどのインターネット環境が必須になります。インターネットを使うためのコストが加算されることは念頭に置いておく必要があります。
オーダーエントリーシステムでスタッフの業務の効率化とサービスの向上を
メニュー数が少なく規模が小さいお店であれば、スタッフの小回りがきくためオーダーエントリーシステムは必要ないかもしれません。しかし、ある程度の規模で展開または拡大を目指しているのであれば、早い時期から導入計画を立てておいたほうが得策です。早い段階であるほど、メニューの初期設定などのイニシャルコストは少なく済みます。さらに手書きの伝票を管理するよりも、データとして蓄積してPOSレジと連携すれば瞬時に経営状況が把握でき、迅速な対応が可能になることを考慮にいれれば、長期的なトータルの収益率は高くなると予想できます。なおPOSレジについては次の記事で解説しています。
業務の効率化は、結果的にお客様への最上級のおもてなしを可能にし、売上向上へと繋がります。スタッフの作業ミスが多い、サービスの質を上げたいと考えているのであれば、ぜひ導入を考えてみてはどうでしょうか。
ユビレジのオーダーエントリーシステムのご紹介
もしスマートデバイスを使った飲食店向けオーダーエントリーシステムを検討中でしたら、ユビレジ ハンディをお試しください。
操作がスムーズだから多忙な時間帯もあわてない
ユビレジ ハンディは「少ないタッチでスムーズに操作できる」ことを念頭に置いて開発されています。
無駄なタッチや動作を極力省いて操作できるので、回転率のさらなる向上が見込めます。また操作がわかりやすいので、新しいスタッフがすぐに一人で対応できるようになります。
自由度が高いからさまざまな業態に対応可能
注文画面の組み合わせや配置を様々に工夫できることも大きな特徴。どこの店舗でも「ウチならでは」のメニューや運用があるものです。ユビレジ ハンディは自由度が高いので、店舗独自の工夫により、より使いやすいメニューを作ることが可能です。
