医療法人良心会 いるまクリニック

コロナ対応で急増した会計業務を、「ユビレジ」の導入で効率化できました。

医院名医療法人良心会 いるまクリニック
業種医療業
スタッフ数14名
ユビレジ利用開始日2021年11月
利用プラン・連携サービスプレムアムプラン
導入機器iPad 2台
コンパクトレジスター 2台
顧問税理士橘税理士事務所(TKC全国会会員)

入間のホームドクター「いるまクリニック」。

いるまクリニックは、内科・呼吸器科・循環器科・アレルギー科を診療項目に掲げ、女性院長による親切・ 丁寧な診療で、入間のホームドクターとして地域の方々に寄り添った医院運営をしていらっしゃいます。

最近ではお客様のニーズに合わせ、オンライン診断や Web 予約システムなどIT サービスの導入にも意欲的です。そんな同院がこの度ユビレジを導入して下さったので、インタビューさせて頂きました。

きっかけは、顧問税理士の先生から「サポートが充実しているレジ」と紹介されたこと。

ユビレジ」導入のきっかけを教えてください

これまでは、かなり昔に購入したレジを利用していましたが、最近そのレジの調子が悪くなってきたので「さすがに買い換えたいね」と。機器が大きくてスペースを要していたので、今度のレジはスリムにしたいと思いいくつかネットで検索をしていました。

ただコレといった決め手が分からなかったので、当院の顧問税理士である橘税理士事務所の先生に相談してみたのです。すると「省スペースのタブレットPOSの中で、一番サポートが充実している」と「ユビレジ」をお勧めされたのがきっかけです。

ユビレジ導入前まで使用していた実際のレジ

実際に「ユビレジ」のサポートは充実していましたか?

はい、これまでずっと前述のアナログレジを使用していたので、いきなりタブレット型のPOSレジに変えて大丈夫かな?と不安でしたが、想像以上にスムーズな導入ができたと感じています。特に利用開始前、一連の使い方をレクチャーしてもらえる“電話講習サポート”をお願いしたのですが、それがとても丁寧で分かりやすかったです。

今回、一気にiPadを2台購入されたそうですね。

はい。できるだけレジ待ちの時間を無くすために、必要に応じて2箇所で同時に会計ができるようにiPadを2台導入しました。というのも、当院では多い時の来院数は100人を超えます。特に昨今では密を避ける必要もありますので、診察後はできるだけスムーズにお帰りになって頂けるよう心がけています。

ユビレジは、これまでのような大きなレジと比べると初期費用が安いので、2台購入の予算も問題なく捻出できました。また2つのiPadを同時に使用したとしても、会計データはクラウド上で合算され、まとめて集計や分析が行えるので便利です。

ユビレジ」導入によって、業務改善できた事があれば教えてください

返金や取り消しなどのイレギュラーな会計処理が、システム上でスムーズに行えるようになりました。例えば良くあるのが、保険証を忘れたお客様が後日持参してくださった際に、返金対応をする場合。以前は過去会計の帳尻合わせや返金によるマイナス会計も、全て手作業で行っていました。検索性のない紙のレシート情報の中から該当の会計を探すのは苦労しますし、手作業なので打ち間違いが発生する可能性もあります。「ユビレジ」は日付指定で過去のジャーナルデータをWEB上から確認もできますし、返金対応(マイナス会計)もシステム上で行えるので、過去の売上に対して自動的に辻褄を合わせてくれるので、余分な業務の必要がなくなりました。

マイナス会計時の「ユビレジ」画面イメージ

ユビレジヘルプページ 「返品・返金処理をする

コロナ禍での発熱外来対応で「ユビレジ」が活躍していると伺いました。

当院の発熱外来はできる限り人と人との接触を避けるため外に設置した簡易テントで診察をしており、会計も当然そのまま院外で行いますので、簡単に外に持ち運びが出来る「ユビレジ」が本当に重宝しています。以前のレジは大きくて持ち運びなど絶対にできなかったので、発熱外来時の会計は、スタッフが受付と外のテントを行ったり来たりしていました。具体的には、

  1. まずレセコンで明細書を出して
  2. 電卓を持って外に行き一時的に電卓を使って会計を行い
  3. 後からレジに戻って会計を入力する

というオペレーションです。電卓計算は打ち間違いのリスクもありますし、忙しいとつい後からレジに戻って会計を入力するのを忘れがちになります。それが現在はレジを外に持ち出せるので、2.の一時的な電卓での会計処理がなくなり直接「ユビレジ」で行えるようになりました。そのため、3.の後から会計をレジに入力するといった二度手間や、レジへの入力漏れの心配もなくなりました。また会計業務が効率化された事で、より多くの発熱外来患者様を診察する事もできるようになりました。今は2台あるiPadのうち1台は、発熱外来専用のレジとして大活躍しています。

発熱外来は、写真奥にあるテントで対応しています

経理業務も効率化できたそうですね

これまでは検診や予防接種など、メニューごとの売上を集計する機能がなかったので、経理担当者が手動で締め作業を行わなければなりませんでした。今は「ユビレジ」が1日分の売上を自動で集計してくれるので、手作業で行なっていた集計作業が一切なくなりました。

いるまクリニックで使用している「ユビレジ」画面

様々な業務が効率化されたようで嬉しいです。

業界的にアナログな業務はまだまだ多いですが、少しずつ医院がデジタル化していく事は、働く私たちにとってはもちろん、お客様の利便性向上にも繋がると思っています。「ユビレジ」はキャッシュレス決済連携も豊富なので、今後はその辺りも進めていきたいと思っています。

ありがとうございます。続いてクリニックに「ユビレジ」を紹介して下さった、顧問税理士の橘先生にもお話を伺いました

以前TKC川越SCGサービスセンターで行われた「ユビレジ」の勉強会で、当社の事を知ったとお伺いしました。

はい。勉強会で「ユビレジ」のサービス概要はおおよそ理解していたのですが、今回クリニック側からレジ入れ替えの相談を受けたので、改めてSCGの方にどのレジが良いのか相談しました。そこで、タブレットレジの中で特にサポートが充実しているのが「ユビレジ」だとオススメされたので、今回クリニックに紹介させて頂きました。というのも、私達の仕事はレジ(会計)と密接ではありますが、特段レジについて詳しいわけではありません。設置や設定・使い方など、レジの細かな部分についてのフォローは出来かねるので、レジ会社の方が責任をもって導入前後のサポートをして下さる事は、関与先企業様へサービスを紹介するうえで、とても重要な指標でした。

以前のレジから「ユビレジ」に変えて、先生(税理士)の業務にも変化はありましたでしょうか

これまではレジの性質上、メニュー(売上項目)を5つしか登録できなかったのですが、ユビレジになって売上を細かく分類・集計できるようになったので、医院の内情がより詳しく分かるようになりました。

以前のレジの売上項目は5つだけ。

最初のメニュー登録は先生達がされたそうですね

はい、メニュー登録に関しては税理士目線からの要望もあったので、当社で行いました。最初は1個1個Web上からメニューを入力しなければいけないのかな?と思っていたのですが、実際はCSVからメニューの一括登録ができたので、とても楽でした。大体2時間くらいで諸々の初期登録が完了したと思います。

「ユビレジ」導入後は細かな分類が出来ている。

ユビレジ」は誰でも“カンタン”に使える事をコンセプトにしているので、そう言って頂けて嬉しいです。

それほどIT系が得意ではない私たちにとっても、登録は簡単でした。またメニュー名を後から修正する場合も、Webの管理画面から簡単に出来るのも良かったです。導入後取り敢えず稼働してみたものの、後からより良いメニュー表記が思いついた時や、部門分けをもっと集計しやすいように変更したいと思った場合、私が現場に行かなくてもPCから遠隔で変更する事ができ、それがすぐに現場のレジにも反映されたのには驚きました。

レジ導入後も、自分たちで使いやすいように細かなアップデートをしていけるのは、クラウド上にデータが保存される「ユビレジ」ならではの利点だと感じました。

ユビレジヘルプページ 「商品の部門・バリエーションを編集する

メニュー編集画面イメージ

ありがとうございます。引き続き、「ユビレジ」をどうぞよろしくお願い致します。

医療法人良心会 いるまクリニック

住所
埼玉県入間市藤沢 378-5
電話番号
04-2962-1151
診察時間
【月火木金】9:00~12:00 / 15:00~18:00
【土】9:0~12:20
WEB
https://www.ryoshinkai.jp/

橘税理士事務所

住所
埼玉県狭山市水野441
電話番号
04-2957-3111
WEB
https://www.tkcnf.com/kyouei-tatibana