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「毎日レジ締め作業に時間がかかりすぎる」「売れ筋商品がイマイチ把握できない」「在庫管理がいつもずれている」…このような悩みを抱えていませんか？
もし一つでも当てはまるなら、その解決策はPOSシステムにあるかもしれません。
この記事では、POSシステムの機能から導入で得られるメリット、そして知っておくべきデメリットまで、詳しく解説します。売上管理などに課題を感じている、店舗責任者の方はぜひ参考にしてください。
POSシステムとは
POSシステムとは、「Point of Sale システム」（販売時点情報管理システム）の略で、商品・サービスの販売情報をリアルタイムで記録・管理するシステムのことです。
具体的には、店舗で顧客が商品を購入した際、その商品の情報（品目、価格、販売日時など）が瞬時にシステムに登録されます。これにより、どの商品が、いつ、いくらで売れたのか、詳細な販売データをリアルタイムで把握できるようになるのです。
＜補足＞POSシステムとPOSレジの違い
簡単に言えば、POSシステムは「入力されたデータを活用して経営をサポートする包括的なシステム」であるのに対し、POSレジとは「POSシステムを搭載したレジ」のことを指します。
POSシステムはPOSレジの一部であり、POSシステムがあるからこそ、販売データが経営に役立つ情報となるのです。
POSシステムとPOSレジの違いについて詳しくは以下の関連記事でも解説しています。気になる方は、ぜひ合わせてチェックしてみてください。
関連記事：POSレジとは？POSシステムとの違いと特徴や機能、導入のメリット
POSシステムの主な機能
POSシステムは、単に会計を行うだけのシステムではありません。次に、POSシステムの主要な機能について解説します。
レジ機能
レジ機能はPOSシステムの基本的な機能の一つです。店舗における売上計算、お釣り計算、レシート発行など、日々の会計業務を担います。
従来のレジが一つひとつの商品の金額を手入力する形式だったのに対し、POSシステムが導入されたレジには、商品のバーコードや伝票番号を読み取るだけで、事前に登録された商品データと照合し、自動で合計金額を計算する機能があります。
キャッシュレス決済連携機能
現代の購買行動において欠かせないのがキャッシュレス決済です。多くのPOSシステムは、クレジットカード、電子マネー、QRコード決済など、多様なキャッシュレス決済サービスとの連携機能を備えています。複数の決済方法に対応しているレジがあれば、顧客は自身の好みに応じた決済方法を選択できるようになるでしょう。
売上分析機能
POSシステムの大きな強みの一つが売上分析機能です。POSシステムを通じて蓄積された販売データは、単なる記録にとどまらず、多角的な分析に活用されます。
例えば、商品別・時間帯別・曜日別・担当者別など、様々な切り口で売上データを集計・分析することで、売れ筋商品の特定や売上の変動パターンの把握が可能になります。
在庫管理機能
POSシステムは在庫管理においても大きな力を発揮します。商品が売れるたびにリアルタイムで在庫数が更新されるため、常に正確な在庫状況を把握できるのです。これにより、過剰在庫による保管コストの増加や、品切れによる販売機会の損失を防ぎ、適切な在庫状態を維持することが可能になります。
顧客管理機能
顧客との関係性を深めるうえで重要なのが顧客管理機能です。POSシステムによっては、顧客データ（氏名、年齢、連絡先、購入履歴、購入日など）を登録・管理できる機能を備えています。
年齢、購入履歴、購入日などのデータは、商品開発や販売戦略などに活用できる非常に大切な情報資産です。適切に管理し、有効活用していかなければなりません。
この機能は、美容院やエステサロン、フィットネスジム、飲食店の会員制サービスなど、顧客との継続的な関係構築が求められる業種でよく活用されています。
POSシステムを導入するメリット・デメリット
POSシステムの導入は、多くの価値を店舗にもたらしますが、同時に注意すべき点もあります。ここでは、POSシステムの導入による主なメリット・デメリットを解説します。
メリット
業務の効率化を期待できる
POSシステムを導入すると、商品のスキャンや会計処理が自動化されるため売上や在庫がリアルタイムで管理できるようになります。作業が自動化すれば、手作業による煩雑な管理業務から解放されるうえ、レジ対応のスピードが格段に向上するでしょう。
加えて、オペレーションが標準化しやすくなるため、担当者ごとの価格計算や商品名の入力、処理方法のばらつきが大幅に減少し、新人教育にかかるコストも削減できます。
人的ミスを減らせる
手作業による計算やデータ入力は、常にミスのリスクを伴います。POSシステムは、バーコード読み取りによる正確な商品情報の反映と自動計算により、電卓での計算ミスや手書き伝票の記入ミスといった人的ミスを削減することが可能です。
顧客満足度の向上につながる
現代の顧客はタイムパフォーマンスの高さや多様な決済手段を求めています。POSシステムであれば、従来のレジよりも会計時間を短縮でき、顧客の待ち時間のストレスを軽減できます。また、キャッシュレス決済端末と連携可能なPOSシステムを導入すれば、クレジットカード、電子マネー、QRコード決済など、様々なキャッシュレス決済に対応できるようになります。顧客のニーズに合ったサービスを提供することは顧客満足度の向上につながるでしょう。
データを販促支援に活かせる
POSシステムは、店舗の売上データや顧客の購買履歴を一元管理できるため、売れ筋商品の分析や効果的なキャンペーン企画に役立ちます。また、顧客ごとの購買傾向を詳細に分析することで、顧客一人ひとりに適切な内容・タイミングでアプローチするダイレクトマーケティングができるようになります。これにより、顧客のリピート率向上や新規顧客獲得につながる戦略的な販促活動が可能となるのです。
デメリット
導入・運用コストがかかる
POSシステムを導入するにあたり、まず考慮すべきはコストです。導入費用として、POSレジ端末の機器代金や、設置に伴う工事費用が発生します。さらに、システムを利用するための月額料金や、トラブル発生時の保守・メンテナンス費用といった運用コストも継続的にかかります。
特にオンプレミス型（自社サーバー設置型）のシステムの場合、初期費用が100万円以上とかなり高額になるケースもあるため、検討する必要があるでしょう。
また、システム導入後は、従業員が新しい操作方法を習得するための教育期間や、それに伴う教育コストも発生するため、その点も留意しておいてください。
ネットワーク環境が必須になる
クラウド型のPOSシステムを利用するのであれば、安定したインターネット接続が必須となります。仮に店舗のネットワーク環境が不安定な場合、システムが正常に機能しなくなり、会計処理が滞るリスクがあるためです。
これは、売上に直接影響を及ぼす可能性があるため、導入前に店舗の通信環境を十分に確認し、必要であればネットワーク環境を整備する必要があります。
セキュリティ・個人情報保護の対策が必要になる
POSシステムは、顧客情報や日々の売上データといった機密性の高い情報を扱います。そのため、情報漏洩リスクや不正アクセスへの対策を十分に講じる必要があります。
具体的には、システム間の通信の暗号化、信頼性の高いWi-Fi環境の導入、不正アクセス防止のためのセキュリティソフトの導入、そして万が一インシデントが発生した場合の対応手順の整備などが挙げられます。これらのセキュリティ対策を怠ると、企業の信頼失墜や法的責任に発展する可能性もあるため、非常に重要なポイントとなります。
POSシステムのデメリットも「ユビレジ」なら解決！
ここまで、POSシステムの基本的な機能から、導入によって得られるメリット・デメリットまで解説してきました。POSシステムは、日々の業務効率化、正確な売上・在庫管理、そしてデータに基づいた経営戦略の立案に不可欠なツールであることがおわかりいただけたかと思います。
しかし、導入コストやネットワーク環境への依存、セキュリティ対策が必須になるといったデメリットも存在します。そこで注目していただきたいのが、iPadなど市販のタブレット端末で手軽に導入できるクラウドPOSシステム「ユビレジ」です。
「ユビレジ」は、各業種に合わせてカスタマイズできる豊富な機能が魅力です。例えば、「導入・運用コストがかかる」というデメリットに対しては、iPadを活用することで初期費用を大幅に抑え、月額費用もリーズナブルに設定されています。
また、「ネットワーク環境が必須になる」という懸念についても、ユビレジなら停電などのオフライン時でも一部機能が使用できるため、万が一のトラブル時も安心です。
さらに、顧客情報や売上データを扱ううえでの「セキュリティ・個人情報保護の対策」も、実績のあるサーバー運営会社への委託とサイトアクセスの厳重な管理により、最大限に安全な形で運用できる体制を整えています。
POSシステムの導入を検討されているなら、これらのデメリットを克服し、POSシステムのメリットを最大限に引き出す「ユビレジ」の導入をぜひご検討ください。
