故障したレジの処分方法と替えどきのタイミングとは？

一般的なレジの購入サイクルは5～8年に1回といわれています。

それ以上の長期間使用していると、入力のレスポンスが悪くなったりキャッシュドロワの開け閉めがスムーズにいかなくなったりします。さらにそれを放っておくと故障してしまい、強制的にレジを買い替えなければいけなくなります。使用していたレジがPOSレジだった場合、いままで蓄積したデータは消えてしまう可能性もあります。

レジが使えなくなるのはかなり致命的な問題ですので、経営者はレジの替え時のタイミングを把握しておくとともに、万が一急に故障することもリスクの1つとして考えておいたほうがいいでしょう。

今回は、故障または使用しなくなったレジの処分方法、レジの替え時のタイミングを紹介します。

使用しなくなったレジは適切に処分を

もう使用しなくなったレジはどうすればいいのでしょうか？

もちろん、普通にゴミとして出すのはNGです。一般的には、回収業者に依頼しますが、小型のものなら一般の粗大ごみとして自治体での収集を行ってくれるものもあります。ただ、POSレジはデータが残ってしまっている可能性があるので、専門の業者や業務用製品を回収してくれる業者へ依頼するのがいいでしょう。

また、故障してなければ、買い取りや譲渡という方法もあります。旧式のものでも、商品数が限られている小規模の店舗では需要はありますので、事務用品などのリサイクルショップでも引き取ってくれます。

レジの切り替えは適切なタイミングで

最近のレジは、新しいシステムが毎年出てきているので、利便性を求めお店は定期的に更新しているようです。店舗の現状をよく踏まえた上で、ニーズにあったレジを選びましょう。

レジの切り替えのタイミングはおもに以下のようなケースです。

レジの調子が悪い

レジのキーボードを打っても反応が悪い、キャッシュドロワの開け閉めがスムーズにいかない、レシートプリンタのカッターの調子が悪くて綺麗に切れないといった場合です。また、バーコードリーダーなどの周辺機器との接続がすぐ切れるなど、電子部品は経年劣化しますので接触不良になりやすいです。

周辺機器の調子が悪い

例えばオーダーエントリーシステムでは、タッチしているのになかなか認証されない、オーダーが正しく送信されないなどがあります。また、クレジットカードリーダーがカードを認証してくれない、バーコードリーダーがバーコードを読み取ってくれない、といったこともあります。このように、周辺機器の買い替えと同じタイミングでレジを買い替えるケースがあります。

サポート、保守が切れる

機器の保守契約などが切れたタイミングに、新機種に乗り換えます。一般的にはレジ購入後の保証期間が6ヶ月～1年間、そのあと保守期間が4～5年あります。保守期間が切れるころがちょうど替えどきです。

リース契約の満了

会社ごとの契約で異なりますが、レジのリース期間は大体3～6年、リース契約満了の通知は満了日の2～3ヵ月前に届くのが一般的です。リース期間が終わったら機器はリース会社のものとなりますので、余裕を持って新しいレジの購入準備をはじめることをおすすめします。比較検討の期間を含め、リース契約が満了になる1年ほど前から準備しておくとよいでしょう。

本格的な売上分析をしたい

いわゆるガチャレジを使用している場合は、高機能なレジへ替えることで時間帯や1日単位、月単位、さらには曜日別、顧客属性別、部門別、商品別などから売上分析を行うことができます。より的確にそして簡単に、売場の状況を把握したいと思ったらPOSレジへ替えどきです。
「POSレジとは？飲食店が導入すべき5つのメリット」でPOSレジについて説明しています。

多店舗展開に乗り出す

販売実績の詳細なデータ化や来店者の動向を詳しく把握できるため、事業拡大のスピードアップを図りたいケースです。この場合、複数店舗の売上が一括管理できるPOSレジを選ぶことをおすすめします。
「複数店舗経営の業務をPOSレジで効率化する。 データを一元化して経営に活かす方法」ではPOSレジを利用した業務効率化を紹介しています。

税率変更などの外部要因

2017年4月に消費税が10%に引き上げられる予定となっていますが、そのときに外食と酒類を除く食品と新聞に軽減税率の適用がされます。この場合、商品のテイクアウトなどの複数税率に対応するためにはその機能を持ったレジが必要になります。このように、外部の要因でレジの入替えを余儀なくされる場合もあります。

もしものときのデータのバックアップを

レジの調子が悪いのに利用し続け、その結果データが消えてしまったという不幸なことを起こさないためには、故障するまで使わずにちょうどいいタイミングで買い替えることです。または、データをレジに残すのではなく、クラウド上で保管するサービスに移行することも考えられます。タブレットレジやiPadレジであれば、クラウド上でデータが管理されています。

日々の仕事をしていると、ついレジの状態には目がまわりませんが、毎日使う大事な機器です。急な故障は営業に支障が出るので、日々の点検を忘れないようにしましょう。