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棚卸しとは、期首・期末などの時点で、店舗（企業）の所有する在庫について、数量や価値を確認し確定させることです。在庫の品質確認や在庫状況に応じた販売計画の見直しなど、決算作業以外の実務として棚卸しを行うこともあります。
棚卸しは膨大な時間・労力を要する作業ですが、その目的と適切なやり方がわかっていれば効率的に仕事ができて、高い効果が得られます。
この記事では棚卸しの目的と一般的なやり方、業界別の棚卸しの重要性について解説するとともに、棚卸しをより効率的に進める方法についても紹介しています。
棚卸しの目的
棚卸しの主な目的は「店舗の在庫を把握するため」「商品ロスの存在を明らかにするため」「店舗の利益を計算するため」の3つです。
店舗の在庫を把握するため
棚卸しを実施することで「店舗に商品・製品などの在庫がどれくらい保管されているのか」を把握できます。在庫内容を明確にするメリットは次のとおりです。
・仕入れ量や生産計画の見直しに役立つ
・在庫切れによる販売機械の損失を防ぐ
・過剰在庫が原因の資金繰り悪化を防ぐ
・材料・原料切れによる生産の滞りを防ぐ
など
商品ロスの存在を明らかにするため
棚卸しを実施することで、商品ロス（在庫ロス）の存在を明らかにできます。
棚卸作業における商品ロスとは、何らかの理由で在庫から発生した損失を意味します。たとえば破損した・不良品だった・賞味期限が切れた・経年劣化で使えなくなった・盗難や横領が発生したなどが、商品ロスの原因に挙げられます。欠品による販売機会の損失もその1つです。
また、数え間違い・記帳ミスなどで帳簿上の在庫数が実数より多くなり、その調整によって発生する「棚卸減耗損」や、商品を定価よりも値下げして売ったときに発生する「商品評価損」も、同じく商品ロス扱いです。
飲食店・小売店の利益に直接関わる商品ロスは、在庫の損失や商品の値下げなどです。こうした商品ロスを減らすことが、利益を増やすには重要です。
店舗の利益を計算するため
在庫は会計上「棚卸資産」として扱います。棚卸資産の額は利益の算出に必要です。
店舗の儲けは「売上総利益（粗利益・粗利）」で表します。売上総利益は、販売した商品の合計額から、仕入れや製造にかかった費用を差し引いた額です。
・期首商品棚卸高：事業年度の開始日（期首）時点での棚卸高
・当期商品仕入高：事業年度の途中（期中）で仕入れた商品の仕入原価
・期末商品棚卸高：事業年度の終了日（期末）時点での棚卸高
売上原価は以下の計算式で算出します。
棚卸しのやり方
棚卸しには、現場で目視確認する実地棚卸と、入出庫台帳や管理票で確認する帳簿棚卸があります。この記事では実地棚卸のやり方について説明します。
Step1.棚卸計画表の作成
棚卸しは、「棚卸計画書」の作成からスタートします。まずは計画書に記載する「棚卸しの方法」「棚卸しの頻度」などを決めましょう。
棚卸しの方法には、「一斉棚卸」と「循環棚卸」があります。前者は、業務を完全に停止して行う棚卸し業務です。後者は、在庫のある場所や商品を種類ごとに分けて、あるいは作業する日を分割して棚卸しを行います。
棚卸しの実施時期は、正確な棚卸高が必要とされる期首と期末に行うのが一般的ですが、業種によっては、決算などにあわせて数ヶ月ごとに行うケースもあります。
棚卸しを頻繁に行うのは手間や時間がかかりますが、より正確な在庫数や在庫の状態を把握できるというメリットがあります。
計画が決まったら、以下の事項を記載した棚卸計画書を作成しましょう。
・実施する棚卸し方法
・棚卸実施日
・棚卸対象品目名
・実施担当者や担当者ごとの責任分担
・実施エリア
・タイムスケジュール
作成した棚卸計画書は従業員に共有します。計画書を事前に共有しておくことが、ミス防止や作業時間短縮につながります。
できるだけ負担が少なく、かつ効率化を図るためには、自社の業態や規模に合わせて棚卸しの方法や回数を設定することが重要です。
Step2.在庫のカウント
実地棚卸では、在庫の実数を作業担当者が手作業・目視でカウントしていきます。
棚卸の対象となるのは、商品・製品・原材料・有形固定資産などです。在庫確認と同時に、以下の事項を棚卸原票へ書き込みます。
・担当者名
・実施エリア
・棚番
・商品の名前・個数・コード
・各チェック事項確認用の印
商品ごとの個数・保管場所・在庫の品質などを記入しますが、数え間違いやチェック漏れには十分注意しましょう。
在庫カウントの方法には、「タグ方式」と「リスト方式」があります。タグ方式とは、カウントした在庫の現物や棚にタグを貼り付けていく方法です。タグを貼り付けた箇所はカウント済みと判断できます。すべての在庫が終了した時点で全タグを回収し、連番ごとに並べ直して内容を確認します。タグの準備に手間と時間がかかる反面、カウント漏れや重複カウントを防ぐことが可能です。
一方リスト方式とは、在庫現品の品目・数量や保管場所などをリスト化した棚卸表を使う方法です。作成したリストを見ながら在庫をカウントします。リスト方式は事前準備に時間がかからない反面、タグ方式のように数え終わった在庫が一目で判断しづらく、重複カウントにも注意が必要です。
Step3.帳簿上の在庫と比較
実地棚卸が終了したら、棚卸原票と帳簿の在庫数を比較していきます。
入出庫や発生したロスを毎日正確に記録しておけば、両者の数値は一致するはずです。しかし実際は、帳簿と棚卸結果で差異（棚卸差異）が生じることは珍しくありません。棚卸差異が発見された場合は、可能な限りの原因究明を行います。
棚卸差異の原因として考えられるのは以下のようなことです。
・カウント間違い・漏れ・重複カウント
・棚卸原票や帳簿への記載・転記ミス
・集計時の間違い・漏れ
・現場での在庫紛失・盗難・破損の未発覚や処理間違い
・保管場所や移動場所の記録ミス・移動の報告漏れ
・入・出力時のカウント・記載・その他の確認ミス
・外部の納品ミス
・その他の帳簿や伝票関係の書類紛失や処理ミスなど
Step4.帳簿の修正
棚卸差異の原因が判明した後は、棚卸しで確認した実数に合わせて帳簿を修正します。
棚卸差異を防ぐためには以下のような対策が考えられます。
・確認の徹底：棚卸作業は2人以上でお互いに確認しながら実施する、チェック項目はダブルチェックを基本にする
・棚卸時の環境整備：深夜帯や残業での作業は避け、従業員の体力と集中力を確保してから行う、必要な備品などはあらかじめそろえてから始める
・棚卸しに関わる労力を分散する：月や四半期単位で定期的に簡易な実地棚卸を実施する など
【業種別】棚卸しの重要性
棚卸しは重要な経営判断を下すときの参考情報として用いることもできるので、どの業種においても大切な作業です。この記事では、その中でも飲食業・小売業・製造業における棚卸しの重要性を解説します。
飲食業
飲食店では、賞味期限のある多種多様な食材を扱うため、棚卸しで在庫を適切に管理していけば、食材ロスや衛生事故などのリスクを低減できます。
また、棚卸しによって「玉ねぎが残りやすい」「牛肉の使用量が多い」といった食材の使用状況を把握することができれば、仕入れの見直しによるコスト削減も可能です。特定の時期に使用量が増える食材や、人気メニューに用いる食材についてはとくに注意深くチェックしておきましょう。
飲食店の場合、流行などの世情や季節・収量による食材価格の変動、月次売上の確認が重要であることを考慮して、決算の棚卸し以外にも月1ペースで定期棚卸しを実施することをおすすめします。
小売業
小売業の棚卸のポイントは、商品の在庫状況確認と同時に、「今売り切るべきか」「品質的に問題はないか」の判断を下すことです。
複数の商品を取り扱う小売店では、商品の種類ごとに売れ行きが異なります。アパレルであればトレンドに左右されますし、スポーツ用品店であればシーズンによって需要が大きく変化します。食品小売りであれば、食材の旬も考慮しなければなりません。これらは在庫状況と「いつ売るか」のバランスが大切です。
小売業の棚卸しは、カウントおよびチェックすべき商品の種類が膨大で、従業員の負担や所要時間が大きくなりがちです。それを軽減するためには、日々の入出庫管理の徹底や保管場所の整理整頓、定期的な小規模棚卸しの実施といった対策が必要です。
製造業
製造業の棚卸しは一般的に、完成した製品に加えて、仕掛品（販売できない未完製品）・半製品（一定の加工が終了した販売可能な製品）・部品や原材料なども対象となるうえ、対象品の品質確認という側面もあります。
工場で実施されることも多い製造業の棚卸しですが、ひとつの工場内で多種類の製品を作っている場合は棚卸しも複雑になります。そのため、大規模工場では棚卸しのために数日間にわたる稼動を停止や、製造ラインが動いていない日や時間での棚卸し業務もあります。
また製造業ではネジやナットなど、数百～数万個以上におよぶ部品が棚卸しの対象となるケースも少なくありません。このように細小で数が膨大なものは、総量を1個あたりの重量で除して数量を割り出す「重量換算法」で棚卸しを行います。
効率的な棚卸しのやり方
効率的な棚卸しのやり方として、「作業マニュアルの作成」と「在庫管理システムの活用」を紹介します。
作業マニュアルを作成する
棚卸計画表とは別に、詳しいやり方と手順をまとめた作業マニュアルを作成します。マニュアルを活用すればミスを減らせるだけでなく、全員が同じ基準で作業できることで効率的な棚卸しが行えます。
マニュアルには以下のような内容をできるだけわかりやすく記載します。
・確認すべき在庫棚の位置（見取り図）
・棚やエリアを確認する順番
・在庫の数え方
・記録（記入）の方法
・商品ごと、あるいはエリアごとの担当者と実施スケジュール
完成したマニュアルは、棚卸しに関わる従業員全員で確認する場を設けます。情報を共有し、意見があればその場で対応してより使いやすいマニュアルにしておくことで、棚卸し当日の作業がよりスムーズに進むでしょう。
在庫管理システムを活用する
在庫管理システムとは、事前に登録した商品の在庫状況をリアルタイムで確認できるシステムです。入出庫管理や在庫数の記録、商品名の検索機能、複数店舗の在庫の一括管理など、在庫管理のサポートに特化した機能を搭載しています。在庫が少なくなったときに自動通知する機能を搭載したシステムもあります。
在庫管理システムを活用すれば、棚卸しに必要な集計作業を大幅に軽減することが可能です。たとえばハンディターミナルによるバーコード読み込みに対応しているシステムであれば、バーコードをスキャンするだけで在庫データとして即座に反映できます。
また飲食店や小売店では、在庫管理システムとPOSレジを連携させることもメリットが大きいでしょう。商品販売データをリアルタイムで取り込み、自動的に在庫数・金額に反映できるだけでなく、発注・入庫の処理やその他の棚卸しに関する入力・管理も可能です。
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